Bezoekersregistratie voor bedrijven: zo zit het

Bezoekersregistratie voor bedrijven, hoe zit het daar eigenlijk precies mee? Veruit de meeste bedrijven beschikken over een BHV plan. Hierin staan diverse onderdelen die ervoor dienen te zorgen dat er sprake is van optimale veiligheid op de werkvloer. Zo staat er in het BHV plan onder andere hoe er dient te worden omgegaan met bezoekers van het bedrijf. Het aantal bezoekers bepaalt namelijk ook hoeveel BHV’ers er dienen te worden ingezet. In dit artikel vertellen wij je meer over bezoekersregistratie, waarom dit verplicht is en wat het belang hiervan is. Ook kom je te weten welke gegevens je registreert. Lees snel verder voor meer informatie en ontdek wat het nut en de noodzaak van het registreren van bezoekers is.

Verplicht bezoekers bij te houden

Je bezoekersregistratie, net als je urenregistratie, dien je volgens diverse normeringen verplicht bij te houden. Dit zijn de ISO-9001, ISO-22000 en HACCP normeringen. Als bedrijf of organisatie dien je een logboek bij te houden om zo te bewijzen dat de bezoekers zijn gewezen op de veiligheidsmaatregelen. Door het aantal bezoekers bij te houden, weet je precies op welk moment zij in het pand aanwezig zijn en wanneer zij het pand weer verlaten. Zo laat je ook geen ongenode gasten je pand binnen, waardoor zij waardevolle eigendommen kunnen meenemen.

Het nut van bezoekersregistratie

Wanneer je je bezoekers registreert, krijg je een overzicht van hoeveel bezoekers er precies in het pand aanwezig zijn. Bezoekersregistratie richt zich logischerwijs geheel op bezoekers. Medewerkers dienen zich op een andere manier te registreren, bijvoorbeeld door een speciale toegangscontrole middels een druppel of pasje. Het registreren van bezoekers is van groot belang. Wanneer er sprake is van een calamiteit, is het erg belangrijk voor bedrijfshulpverleners en andere hulpdiensten om te weten hoeveel personen er nog in het pand zijn. Deze informatie kan je alleen weten als je deze vorm van registratie toepast. Bij een calamiteit dient iedereen zich op een afgesproken plek te verzamelen, waarna gecontroleerd wordt of iedereen er is. Wie ontbreekt, bevindt zich dan hoogstwaarschijnlijk nog in het pand. Het wordt sowieso geadviseerd om jaarlijks een ontruimingsoefening te houden. Deze kan ook geoefend worden op momenten wanneer er bezoekers aanwezig zijn en bezoekersregistratie wordt toegepast. Zo kan optimaal getest worden of alles werkt. Hierbij dienen goede afspraken te worden gemaakt met de BHV’ers omtrent wie verantwoordelijk voor de bezoekers is.

Deze informatie registreer je

Welke informatie je registreer van bezoekers, is per organisatie verschillend. Over het algemeen wordt de voornaam, achternaam en organisatie van de bezoeker geregistreerd. Ook worden soms andere gegevens van bezoekers genoteerd, zoals bijvoorbeeld de afdeling van de bezoeker en de persoon waarmee een afspraak staat ingepland. Soms wordt ook het identiteitsbewijs gecontroleerd, maar deze gegevens mogen niet worden opgeslagen.

Bezoekersregistratie en AVG

Bij bezoekersregistratie krijg je ook met de AVG wet te maken. Dit is ook wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze wet zorgt voor strengere maatregelen rond de privacy van mensen. Wanneer je gegevens van bezoekers registreert, werk je met persoonsinformatie. Daarom is het belangrijk dat je kennis hebt genomen van de AVG. De AVG versterkt de privacyrechten en breidt deze in zekere zin ook uit. Zo is er ook een verantwoordingsplicht voor bedrijven en organisaties. Hierbij dien je documenten met persoonsgegevens te kunnen aantonen en te laten zien dat je de juiste maatregelen hebt getroffen om te voldoen aan de AVG. Informatie die je van bezoekers registreert, dient op een nette manier te worden geregistreerd. Echter mogen persoonsgegevens enkel in speciale omstandigheden worden verzameld en verwerkt. Dit mag alleen met toestemming van de persoon, wanneer er sprake is van vitale belangen, wanneer er sprake is van een wettelijke verplichting, bij een overeenkomst of als dit een algemeen belang dient.Ook bij een gerechtvaardigd belang mogen persoonsgegevens worden verzameld. Het registreren van bezoekers in een bedrijfspand is verplicht volgens de Arbowet. Dit maakt dat bezoekersregistratie een wettelijke verplichting is. Hierbij dienen de gegevens echter wel privé gehouden te worden en moet ervoor worden gezorgd dat deze niet kunnen worden ingezien door onbevoegden.

Hoe lang mag je persoonsgegevens bewaren?

Misschien vraag je nu af hoe lang je persoonsgegevens precies mag bewaren. Volgens de AVG is er geen specifieke bewaartermijn voor gegevens. Wel zijn er bepaalde wetten die een bewaartermijn hanteren. Het is daarom zeker aan te raden onder welke wetgeving je bedrijf of organisatie valt. Wanneer persoonsgegevens niet meer nodig zijn, dien je deze gegevens te vernietigen.

Kies voor de bezoekersregistratie software van primion

Met de bezoekersregistratie software van primion heb je de mogelijkheid om de registratie van jouw bezoekers op de juiste manier te implementeren. Onze nieuwe software biedt uitgebreide mogelijkheden voor het bijhouden van jouw bezoekers. Wij staan voor kwalitatief hoogwaardige software, uitstekende service en kunnen diverse toepassingen binnen 1 systeem bieden. Vraag meteen een demo van onze bezoekersregistratie software aan of neem contact met ons op voor meer informatie!